Abonnez-vous à la Newsletter et recevez votre mini guide Pinterest gratuit !

hello@lecitronrose.fr

Trello : comment j’ai ENFIN trouvé mon outil d’organisation idéal

trello organisation de tableaux

Depuis quelques années on entend de plus en plus parler de Trello. Mais qu’est-ce que c’est au juste ? Trello est un outil qui permet d’organiser des to do list et tâches à usage personnel et professionnel, que ce soit pour soi ou à partager avec le reste de son équipe/de ses clients.

C’est un outil très pratique pour organiser ses tâches avec de nombreuses fonctionnalités. Si tant est que l’on y regarde d’un peu plus près 😉 J’utilise Trello depuis plusieurs années mais c’est surtout fin 2019 que j’ai enfin réussi à l’utiliser de la meilleure façon qui soit pour être organisée et efficace.

Petit lexique des fonctionnalités les plus courantes :

  • liste : ce sont les colonnes que vous pouvez voir ci-dessous telles que « blog », « articles », « instagram » etc
  • carte : ce sont les éléments qui composent une liste comme « cookies blog », « moif carroussel », « antivirus MAJ » etc
  • description : à l’intérieur des cartes, vous pouvez ajouter du texte dans un champ prévu à cet effet. Il peut décrire la carte, votre feuille de route ou vos objectifs liés à cette carte.
  • checklist : c’est un système de to do list à cocher très pratique à créer directement l’espace carte
Organisation avec Trello

Comment j’utilisais Trello avant ?

  • je répartissais mes tâches sous forme de semainier du lundi au vendredi
  • ou j’organisais mes tâches par typologie (en version 2)
  • j’attribuais des tags de couleurs pour identifier les types de tâches
  • je créais un nombre incalculable de « cartes » plutôt que d’utiliser les checklists

Cette organisation ne m’a pas du tout convenu sur le long terme. C’était comme le fait d’avoir un tas de posts-it à peu près rangés, mais bien trop conséquents et éparpillés pour avoir une façon de travailler harmonieuse et « zen ». J’avais l’impression de ne jamais venir à bout de mes tâches, de ne pas savoir par quoi commencer, sans objectif clair en tête.

Organisation avec Trello

Comment j’utilise Trello maintenant ?

  • je réparti mon organisation et mes tâches dans différentes listes, puis dans différentes cartes et enfin dans différentes checklists, un peu comme le système des poupées russes !
  • je me sert des listes pour répartir les projets, l’administratif ou ma roadmap de l’année (intitulée projets/trimestre dans le visuel ci-dessus)
  • j’utilise les cartes comme des sous-éléments par typologie : programmation, articles, Pinterest, etc
  • dans ces cartes je met parfois des descriptifs, mais surtout des checklists dans lesquelles j’ai une vision globale des choses à faire pour chaque typologie de tâche

Des checklists dans des cartes Trello dédiées

Dans ma carte programmation, je liste toutes mes idées de posts Instagram et les dates à laquelle je souhaite les publier. J’y ajoute ensuite la partie rédactionnelle avec les emojis et hashtags à utiliser.

Dans ma carte articles, je fais une checklist pour chaque article afin d’avoir une vision d’ensemble des choses à faire et de la communication autour de l’article. Par exemple, pour mon dernier article « Comment je suis passée de 10 à 55k avec Pinterest« , j’ai listé mon plan rédactionnel puis les médias sur lesquels diffuser cet article. Comme vous pouvez le voir, il me reste encore pas mal d’actions à faire pour boucler la diffusion complète de l’article.

❤️ Cet article pourrait vous intéresser : 10 techniques pour faire connaître son site

Une vision globale de mon organisation par trimestre

J’ai également un tableau de suivi global, présent dans une liste sous forme de « trimestre« . J’y note mes objectifs du trimestre et je découpe les 3 mois en checklists afin d’avoir toujours une vue d’ensemble de ma progression. Ça me permet de suivre une ligne directrice, ne pas trop m’en éloigner, avoir des tâches qui servent mes objectifs et une vision d’ensemble du travail effectué mois par mois.

Ma to do list de la semaine

Découper, découper, et encore découper ! Vous l’aurez compris si vous êtes encore là dans votre lecture : j’aime utiliser la méthode des poupées russes pour mener à bien mes projets. J’ai plusieurs projets (pour mes sites et mes clients), découpés en trimestres, puis en typologie de mission, elles-mêmes découpées en checklists. Pour tenir au mieux mon planning, et en plus du bilan mois à mois de mes actions, je prépare une to do list de la semaine. Ça me permet de prioriser les tâches et d’avancer sans avoir l’impression d’en avoir « dans tous les sens ». Je réalise bien-sûr cette to do list à partir des tâches associées à chaque mission.

La semaine du 13 janvier j’ai à la fois réalisé des tâches pour mes deux sites (dont le citron rose) mais aussi pour un client. En grande psychopathe de l’organisation que je suis, je met parfois le temps que m’a pris chaque tâche. Ça m’aide à me booster si je vois que je passe trop de temps sur une tâche. D’ailleurs, le temps consacré à cet article Trello n’est pas tout à fait juste. Plutôt qu’une heure (comme prévu), j’ai passé deux heures à rédiger cet article. J’aime que mes articles soient les plus complets possibles et donner un maximum d’informations, comme j’aimerai en trouver sur d’autres sites 🙂

Avoir une vue d’ensemble de son plan de contenu éditorial

Le contenu est roi. Autrement dit, avoir un site avec des articles autour de sa thématique publiés de façon régulière, vous permettra de mieux remonter dans Google et d’avoir du trafic. Pour être régulier, rien de mieux que d’avoir un planning éditorial avec une vision mois à mois de ce que l’on souhaite publier. Dans Trello vous avez une fonctionnalité géniale qui consiste à mettre des liens ancre sur vos articles. J’ai appris ça grâce à un modèle trello gratuit partagé par I dont think. Vous pouvez aussi mettre du texte en gras (comme 2020 et 2019 dans mes captures d’écran). Voyez plutôt :

Lister ses articles dans une partie description de Trello permet aussi d’avoir tous les liens de ses articles à un seul endroit, afin de pouvoir les partager plus facilement 🙂

Et vous, avez-vous trouvé votre organisation idéale pour travailler ?

2 réponses

  1. Coucou,
    Je commence à l’utiliser de plus en plus et tu viens de révolutionner ma vie en me parlant des checklists ^^
    J’adore ça ! C’était sous mes yeux mais je n’ai même pas percuté haha alors merci 😀
    Bisous

Laisser un commentaire

Votre adresse de messagerie ne sera pas publiée. Les champs obligatoires sont indiqués avec *