Dans les coulisses de mon organisation

Aujourd’hui, je voulais vous partager les coulisses de mon organisation.

C’est un sujet que j’adore lire/regarder chez les autres, alors je me suis dit que ça pourrait vous intéresser. Je vais autant parler d’outils, de méthodes, que de « mindset ».

J’espère que ce format vous plaira 🙂

1.  Bien se connaître

En organisation, la 1re étape est de se connaître. Connaître ses limites, son énergie, ses points forts et points faibles. De mon côté, mon cerveau n’est plus opérationnel :

  • après 18h
  • après 7h de travail 🕐
  • après une journée de tâches énergivores
  • après 5 jours de travail d’affilée
  • quand il y a beaucoup trop de projets en même temps

Ça peut paraître logique, mais combien de fois est-ce que je me suis sentie coupable parce que je n’avais plus l’énergie ?

👉 D’après ma liste de limites, voici le cadre dont j’ai besoin :

  • une semaine classique, du lundi au vendredi
  • des horaires classiques, de 9 à 18h, soit 35h de travail
  • une bonne pause le midi + 2 petites pauses dans la journée
  • un mélange de tâches énergivores et de tâches plus simples
  • 1 voire 2 gros projets à la fois

Le dernier élément de la liste m’amène au point n°2.

À lire sur le sujet : Ma semaine type en webmarketing freelance

2.  Prioriser

On nous le rabâche sans cesse, « il faut prioriser« , « connaissez vos priorités », etc.

Eh bien, je pense que c’est plutôt juste. En tout cas, je suis incapable d’avoir trop de gros projets en même temps, au risque d’être ultra stressée et de procrastiner (oui oui – tout le contraire de ce que je veux). 😊

Mes 2 gros projets du moment sont : la refonte de Pin Lemonade et la certification Qualiopi (pour les organismes de formation).

Et je peux vous dire que c’est déjà pas mal !

👉 Prioriser implique que :

  • je décline certaines propositions et dis souvent « non »
  • je mette en pause d’autres supers projets
  • je me « recadre » régulièrement pour ne pas partir dans tous les sens

Le dernier élément de la liste est une super transition pour le point n°3. 😉

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3.  Ne pas partir dans tous les sens

👉 Pour ça, j’ai 3 méthodes cumulées :

  1. Faire une liste réaliste des choses à faire dans le mois (cf. mon nombre d’heures idéal/semaine) et dégrossir si tout ne rentre pas.
  2. Noter toutes ces tâches sur ClickUp et suivre mon avancée chaque semaine.
  3. Bloquer des créneaux dans Google Agenda et indiquer s’il s’agit de tâches DEEP ou LOW.

À lire aussi : L’outil d’organisation qui a révolutionné mon quotidien

Pour le point n°1, je note en face de chaque tâche le temps que c’est censé me prendre. Parfois je me trompe, mais ce n’est pas grave, il s’agit d’une estimation. Je fais la somme des heures à consacrer dans le mois à ces tâches.

Si ça correspond à 35h x 4 semaines (soit 140h/mois), c’est ok. Mais si c’est plus, ce qui est généralement le cas, j’enlève certaines tâches et les reporte sur les prochains mois. 🙃

Pour le point n°2, le fait de suivre l’avancée de mes tâches me permet de voir si je passe trop de temps sur une tâche.

Par exemple, si je m’étais fixé 6h/mois pour la création de contenus Instagram, et qu’au 10 du mois je suis déjà à 5h… Je ferai mon possible pour passer moins de temps sur cette tâche le reste du mois. 😊 Je fais aussi un bilan à la fin du mois comme vous pouvez le voir (colonnes ratio et statut) :

Pour le point n°3, je suis assez souple et ne prépare pas mon mois à l’avance. Je mets des blocs de temps sur Google Agenda et les bouge régulièrement en fonction de mon énergie ou de mes envies. Il n’y a que les RDVs, lives ou évènements fixes qui ne bougent pas.

J’utilise toujours la méthode du batching (réaliser plusieurs tâches d’une même nature en même temps), mais ce qui a amélioré encore plus mon organisation c’est cette notion d’énergie. J’ai entendu parler des tâches DEEP et LOW grâce à Julie et Julia d’Idontthink. Je te conseille de te renseigner sur le sujet si ça t’intéresse 🙂

Comment j’utilise cette méthode ? En indiquant devant chaque tâche si elle est DEEP ou LOW. Je déplace ensuite les blocs de temps en fonction de mon énergie. Idéalement des tâches LOW en début de matinée, DEEP entre 11 et 16h et à nouveau des tâches LOW après 16h, mais rien de figé.

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Les coulisses de mon organisation

La 1re étape pour bien m’organiser est de connaître mes limites, mon énergie, mes points forts et points faibles pour définir un cadre de travail. 🕐

Ensuite, je priorise et fais en sorte de me concentrer sur un seul gros projet en déclinant les propositions qui ne rentreraient pas dedans.

Enfin, je reste focus sur mes objectifs en listant toutes mes tâches et en les mettant dans Google Agenda et sur ClickUp pour suivre mon avancée et savoir exactement ce que j’ai à faire.

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Et vous, quelles méthodes vous utilisez pour vous organiser ? 😊

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